ビジネステンプレートのご提案

ルーティンワークは他の業務に比べ、効率化を実現できたときのインパクトの大きい業務です。日常的に繰り返されるため必然的に業務ボリュームが大きく、効率化できる業務のボリュームも多くなるため、プロジェクトなど一度しか行われないタスクを効率化するよりもはるかに大きな改善効果が見込めます。

１.業務の詳細を把握する

まずは現行のルーティンワークの状況を確認します。次の段階で課題を洗い出すためには、業務フローや手順、関係者や期間など、業務に関する情報を詳細に把握しておく必要があるためです。方法はいくつかありますが、まずは作業手順書やフローチャートで業務を見える化することをおすすめします。

２.業務課題を洗い出す

業務の現状が明らかになったら、効率化のためのポイントを探します。見直しの観点は様々ですが、例えば以下のようなものがあります。

• • 毎回のようにミスや遅れが発生している業務はないか
  • 形式的に行っているが、本当は不必要な業務はないか
  • 担当者や担当部署は適切か
  • 最小工数で進められるよう構成されているか

現在の運用を最適と思わず一から見直すことが重要です。

３.改善方法を検討する

大まかに施策を検討する場合には、ECRSを用いるのがおすすめです。ECRSは業務改善に取り組む際に用いられるフレームワークで、業務を見直すための以下4つの観点の頭文字を合わせたものです。

　①Eliminate（排除）: 業務やプロセスをなくす

　②Combine（結合） : 別々の作業を同時に処理する、まとめる

　③Rearrange（再配置）: プロセスや担当者を入れ替える

　④Simplify（簡素化）: 手順やプロセスを簡単にする、自動化する

ビジネステンプレートが最も効果的に作用するのは②の結合と④の簡素化です。どの業務にどんなテンプレートを使うと最も効果が高いか、経験豊富な担当者が解決に向けて伴走します。

４.ビジネステンプレートの導入と運用

お客様の業務に合わせてカスタマイズしたビジネステンプレートを実装します。ただ、業務を切り替えた直後はミスや抜け漏れが発生しやすくなることもあり、業務が効率化されたことの効果を実感できるまでには一定の期間が必要なことも多いです。業務の発生頻度にもよりますが、1週間〜1ヶ月程度は定期的に振り返りを行い、調整されることをおすすめします。もちろん運用が軌道に乗るまでサポートが付くので、安心してご利用いただけます。